Автоматизация службы такси. Система контроля смен для водителей.

О клиенте

К нам в компанию обратились владельцы таксопарка с 20-ю автомобилями в распоряжении.

Водители клиента выбирали себе борт на смену и начинали рабочий день. В рабочее время менеджер мог отправить машину на техобслуживание. В конце смены водителю нужно сдать борт следующему на смене.

Задачи клиента:

Клиенту нужно было решение для того чтобы быстро оформлять и включать в работу новых водителей и контролировать:

• Время начала смены
• Время окончания смены
• Интервал передачи машины между водителями
• Часы затраченные на техобслуживание (назначенные менеджером)

Также:

• Делать автоматический расчет водителей относительно выбранной машины
• Рассчитывать платежи из сервисов заказа такси

Разработка решения

После двух или трех сетов обсуждений мы пришли к выводу, что включать всех водителей в СRM-систему как сотрудников не имеет смысла.

Ведь по сути, водители таксопарка являются подрядчиками, которым надо выбрать и получить машину, фиксировать то, какую смену они хотят взять (12 или 24 часа), подтвердить время ее начала и окончания.

Чтобы автоматизировать все эти моменты, мы разработали телеграм-бота. Это самое удобное решение как для водителей, так и для менеджеров.

Чтобы менеджер мог фиксировать и контролировать нужные параметры, мы выстроили его работу в СRM-системе Битрикс24. Для этого был настроен обмен данными между телеграм-ботом и CRM-системой.

Начало работы с водителем

ПРабота с каждым водителем таксопарка начинается с заключения рабочего договора. Мы создали шаблоны всех договоров и документов, которые использует клиент в Битрикс24.

Когда менеджеру нужно заключить новый договор, он заполняет кастомные поля в шаблоне и готовый документ подтягивается в карточку водителя.

В момент заключения договора для каждого водителя формируется логин Телеграма (он автоматически подтянется в карточку). Только с помощью этого логина водитель может подключиться к боту.

Как работает бот?

При регистрации водитель указывает номер борта на текущую смену. Далее он выбирает тип смены — 12 или 24 часа

Если указанный борт уже занят, водитель получает сообщение:

После того как водитель нажал «Начать смену», у менеджера в Битрикс24 создаётся новая сделка с водителем:

В сделке фиксируется время начала смены, и идет учет времени. Если водитель просрочил или задержал время сдачи борта, менеджеру прейдёт оповещение.

Также в Битрикс24 рассчитывалась стоимость аренды машины за смену. Если во время смены менеджер отправляет водителя на техобслуживание, система автоматически рассчитает новую стоимость.

Контроль техобслуживания

Чтобы отправить водителя на техобслуживание, менеджер запускает бизнес-процесс в Битрикс24, где указывает нужное временное окно и адрес. Дальше водитель получит соответствующее сообщение в Телеграм:

Если водитель вовремя не попал или не закончил ТЕО, менеджер и водитель получат извещения. Получать или завершать задачи по техобслуживанию, находясь вне смены, водитель не может.

Важно отметить!

Кроме контроля времени, система также делала следующее:

• После завершения смены, включался автоматический счетчик, который контролировал, чтобы машина переходила к следующему водителю в течение получаса. В случае задержки, менеджер получит извещение в СRM.
• Если машина должна быть в гараже более чем сутки (по тем или иным причинам), менеджер регистрировал смену на себя (система контроля не включалась).
• В конце каждой смены происходил расчет стоимости аренды машины, и соответствующая сумма снималась с водителя.
• В конце недели рассчитывались платежи из сервисов заказа такси

Подведем итоги

В целом, клиент получил хорошую масштабируемою систему работы:

• Менеджер отслеживает всех водителей, аккумулирует данные по всем открытым сменам и количеству закрытых смен на водителя
• Система сама отслеживает отклонения (смена просрочена, передача машины между водителями, машина на ТEO) и извещает менеджера в Битрик24, а водителя — в боте
• Каждую смену с водителя снимается фиксированная сума за машину, а в конце недели рассчитываются платежи из сервисов заказ такси