В каждой компании по-разному организована система поручений. Кто-то работает в Trello, кто-то пользуется планерами или вообще предпочитает обойтись в этом деле без “компуктера”.
В компании 4Limes мы предпочитаем работать задачами и вести проекты в CRM-системе Битрикс24. Потому что это удобно, как работая с офисными, так и с удаленными сотрудниками.
Немаловажно, что в Битрикс24 можно ставить задачи прямо из чатов. Да и уже встроенная системная логика и инструменты существенно облегчают жизнь.
Как этим пользоваться — подробно расскажем и покажем на примере работы наших менеджеров по проектам (дальше “PM”).
Если вы ее пользуетесь СRM-системой Битрикс24, или вообще первый раз о ней слышите? По этой ссылке https://www.bitrix24.ua/ можно зарегистрироваться на портале и просто начать работать на бесплатном тарифе.
Пошаговая логика работы с задачами в Битрикс24
1. Руководитель или сотрудник создает задачу, ставит дедлайн и ответственного за ее выполнение (также он может добавлять соисполнителей и наблюдателей за выполнением задачи, но это мы пока опустим).
2. Ответственный получает уведомление о том, что ему поставлена новая задача. Он ознакомляется с ней и нажимает кнопку «Принять задачу». Так руководитель понимает, что сотрудник увидел и понял новое поручение.
3. Когда сотрудник приступает к выполнению задачи, он нажимает кнопку «Начать выполнение». Руководитель получит уведомление, что задача начала выполняться. В дальнейшем он также будет получать уведомление о любых изменениях в задаче.
4. Если исполнителю нужно переключиться на другую задачу, он нажимает кнопку «Приостановить» и начинает работать над другой таской.
5. Когда задача завершена, ответственный нажимает кнопку «Завершить». Тогда руководителю приходит уведомление проконтролировать работу.
Таким образом руководитель видит, что происходит со всеми задачами: какие из них приняты в работу, выполняются, отложены, просрочены, завершены и ждут контроля.
УДОБНАЯ ВКЛАДКА МОЙ ПЛАН И ПРОСТЫЕ ПРАВИЛА АВТОМАТИЗАЦИИ
В разделе «Задачи и Проекты» в Битрикс24 есть вкладка «Мой план». С ее помощью любой пользователь может организовать процесс выполнения задач по своему личному плану.
Смотрите, как, например, построен этот процесс у менеджера по проектам компании 4Limes.
На вкладке «Мой план» Вы можете создать свои стадии процесса выполнения задач.
В случаи нашего PM-а, это четыре логических этапа:
1. «Куча»— этап, на который попадают все задачи сотрудников отдела. В том числе и те, которые они ставят друг другу.
2. «В работе команды» — на эту стадию попадают все задачи, в которых нажали кнопку «Начать выполнение». Так наш PM видит какие и сколько задач сейчас выполняются.
3. «Ждет контроля» — стадия, на которой все завершенные задачи ждут проверки. Если к задаче замечаний нет — нажимаем кнопку «Принять работу». Если задание нужно доработать — отправляем на доработку с описанием правок.
4. «Отложенные» — задачи попадают на этот этап, если сотрудник решил отложить выполнение, например, потому что на данный момент у него есть более срочные поручения. Это позволяет видеть в какой приоритетности выполняются задачи.
Итоги
Главный плюс работы с задачами в Битрикс24 — это то, что в CRM уже есть своя эффективная логика работы с задачами.
Но если ваша должность, специфика деятельности или объем работы требуют построения индивидуальной логики, вы можете перейти в раздел «Мой План» и организовать все на свой вкус.
Также, Битрикс24 позволяет автоматизировать все рутинные процессы в работе с задачами:
- активировать вторую задачу, как только первая будет завершена;
- автоматически подтягивать в задачу данные о сотруднике или сделке;
- уведомлять конкретного сотрудника об каком либо изменении и т.д.
Хотите тратить меньше времени на постановку и контроль выполнения задач? Мы поможем вам с настройкой и автоматизацией процессов. Записывайтесь на бесплатную консультацию со специалистом.