У цьому кейсі ми розповімо, як зробити так, щоб співробітники системно працювали з кожним клієнтом. Щоб ніхто ні про що не забував, а керівник міг розуміти стан всіх угод і ефективність менеджерів.
Наш клієнт
Компанія Emea trading займається оптовими продажами. Всього в команді 13 менеджерів. До початку співпраці вся робота велася в 1С. З метою налагодити ефективну і прозору роботу з клієнтами, керівництво компанії вирішило впровадити Бітрікс24.
Специфіка завдання
У списку першочергових завдань було:
- Налаштувати автоматичне повідомлення відповідальному менеджеру про прострочені оплати та постановка задачі зв'язатися з клієнтом.
- Налагодження процесу роботи з клієнтами, з якими немає відвантаження довше 14 днів.
Інтеграція Бітрікс24 з 1С: що робити, коли штатно не виходить
Щоб перенести роботу менеджерів повністю в Бітрікс, необхідно було провести інтеграціюБітрікс24 з 1С. Сумно, але найчастіше 1С та Бітрікс24 не підтримують штатний обмін. У випадку нашого клієнта – модуль інтеграції не підтримував конфігурацію 1C.
Тому для обміну даними між системами, ми використовували власну розробку.
- Створили додатковий обробник, який робить обмін контактів, угод та менеджерів між 1С і Бітрікс24.
- Один раз в день запускається пошук і зіставлення контрагентів та угод. Якщо угоди з 1С ще не було в Бітрікс, то вона створюється на першій стадії воронки з оплатами.
Воронка для контролю оплат
Під воронкою продажів в Бітрікс24 мається на увазі набір етапів, за якими менеджер повинен працювати з клієнтами.
На перший етап воронки "Майже прострочені" потрапляють всі угоди з крайнім терміном оплати через 2 дні. Так менеджер бачить, яких клієнтів йому потрібно продзвонити і нагадати про оплату.
Якщо клієнт не сплатив вчасно
Картка угоди автоматично переміщається на другий етап воронки "Прострочені". Тут ми налаштували 2-х роботів:
- Робот 1 – автоматично відправляє оповіщення керівнику. У ньому міститься картка угоди разом з контактом дебітора і ім'я відповідального за операцію менеджера.
- Робот 2 – відправляє повідомлення самому менеджеру про те, що потрібно зв'язатися з клієнтом, і прикріплює контакт дебітора.
Далі структура воронки створена індивідуально під робочий процес нашого замовника. У клієнта є власна класифікація угод з простроченими оплатами. Тому ми створили всі наступні етапи воронки, відповідно до типу прострочення.
Етап 3 – Сьогодні оплатять.
Якщо дебітор пообіцяв оплатити сьогодні, менеджер рухає картку угоди на 3 етап. Якщо сьогодні оплати не було – угода автоматично переміщається назад на 2 етап – "Прострочені".
Далі, в залежності від стадії прострочення оплати, ми налаштовували відповідні повідомлення для керівництва. Якщо дебітор сплатив - разом зі зміною в 1С зміниться і стадія операції в Бітрікс24.
Бізнес-процес "реанімація"
Ми створили бізнес-процес, який перевіряє дату останнього продажу по кожному контрагенту. Якщо з клієнтом не було відвантаження довше 14 днів, то в Бітрікс24 автоматично створюється угода в спеціальній воронці.
Як і в попередній воронці з оплатами, тут ми також налаштували роботів, які ставлять завдання, роблять нагадування та оповіщення співробітникам у разі якоїсь зовнішньої події або навпаки – через її відсутність.
Як керівнику бути в курсі поточних справ
В правій частині картки угоди відображається хронологія роботи з нею. Це дуже зручна функція.Для менеджера – він може бачити на чому закінчилося спілкування, оперативно освіжити в пам'яті все, що було з клієнтом, залишати коментарі та закріплювати важливу інформацію.
Для керівника – він може відстежити кожну дію співробітників по цій угоді у вкладці "Історія". Подивитися все, що пов'язано з цією угодою (поставлені завдання, заплановані зустрічі, сформовані документи і т.д.) у вкладці "Зв'язки".
Для контролю якості спілкування менеджерів з клієнтами або якщо виникає спірна ситуація, в картці операції можна знайти і прослухати записи всіх розмов.
Результати
Ми налагодили систему роботи менеджерів з клієнтами. Завдяки інтеграції Бітрікс-1С, синхронізували дані в системах. Так угоди за якими закінчується термін оплати, автоматично вивантажуються в воронку контролю. З контрагентами, без відвантаження довше 14 днів, – автоматично створюються угоди у воронці "реанімації".Інтегрувавши Бітрікс24 в роботу своєї компанії, керівництво упорядкувало робочий процес для співробітників.
Менеджерам залишається тільки слідувати інструкції і вести клієнтів заданими етапами воронки.
Бітрікс сам ставить завдання, нагадує про справи і сповіщає керівництво, якщо щось іде не за планом.
Якщо вас зацікавила можливість впровадження Бітрікс24 в свій бізнес, ви можете звернутися до нашого менеджера і отримати розгорнуту консультацію.