Кейсы автоматизация
Производство

Кейс по автоматизации бизнес-процессов Novatek-electro


О клиенте:

К нам в агентство обратилось руководство компании по производству приборов автоматики и электрозащиты Novatek-electro. Компания на рынке с 1998 года и ведет деятельность в более чем 20 странах мира.

Часто так получается, что устоявшаяся на рынке компания не поспевает за развитием современного бизнеса. Такая история приключилась и с героем данного кейса.


Процессы в компании изначально проходили почти без участия IT технологий:

  • учет и документация велась в печатной форме;
  • на складе постоянно находилось внушительное количество неликвидного товара;
  • работа сотрудников и проведение сделок для руководителя были непрозрачными.

Компания словно застряла в 20 веке, всю команду 4Limes ждала большая работа по автоматизации, которую мы провели за 3 месяца.

Задачи проекта:

Автоматизировать рабочие процессы — диджитализировать компанию:


  1. Настроить прозрачный бизнес-процесс по закупкам.
  2. Автоматизировать формирование, обмен и подписание документов.
  3. Настроить формирование план-графика закупок.
  4. Интеграция с 1С.
  5. Автоматизация отдела продаж.
  6. Внедрить бизнес-процесс по отпускам и больничным.
  7. Внедрить шаблоны задач и регулярную отчетность для руководителей отделов.


Что было сделано для проекта:

Процесс автоматизации проводился на базе облачной версии CRM-системы Битрикс24. Данная версия Битрикс24 — оптимальный вариант для базовой настройки бизнеса. Он не требует подключения или покупки сервера, но при этом не подразумевает разработку кастомных настроек.


Автоматизация процесса закупок

Когда мы начали работу с компанией Novatek-electro, на складе клиента лежало множество остатков товара. При том что клиент вел учет в программе 1С, к каждой позиции товара предлагалось несколько дополнительных деталей, учитывать которые было достаточно трудозатратно.


Поэтому, чтобы упростить формирование план-графика закупок, мы интегрировали 1C клиента с Битрикс24 и написали специальный модуль. С помощью модуля в Битрикс24 мы связали план производства с данными плана закупок и планом реализации остатков. Все это работало в связке, и благодаря быстрому обмену данными, Битрикс24 автоматически генерировал задачу на отдел закупок.


Таким образом, процесс закупок стал полностью прозрачным (все задачи по закупке идут с 1С и сохраняются в виде сделки в CRM-системе). Также мы настроили формирование регулярной отчетности для руководителя, чтобы в любой момент можно было проверить все сделки по закупкам за период времени.


Автоматизация отдела продаж

Чтобы упростить и ускорить работу отдела продаж, мы выполнили настройку статусов лидов и сделок в CRM клиента. Таким образом, система распределяет все обращения из каналов коммуникации по соответствующим направлениям работы. На статусы сделок были добавлены роботы, которые автоматически генерируют счета, задачи и уведомления покупателям. Настроены карточки клиентов с обязательными полями для качественного наполнения и сегментации клиентской базы.


Автоматизация документооборота

Мы внесли все шаблоны документов и заявок в Битрикс24 и создали несколько бизнес-процессов внутри CRM. Благодаря этому, когда менеджер перемещает сделку из одного этапа бизнес-процесса на другой, Битрикс24 автоматически формирует нужный документ. Данные по сделке и клиенту подтягивает из карточки сделки, а информация о компании заполняется автоматически, согласно данным, внесенным при настройке CRM.



Внедрение шаблонов задач и отчетность для руководителей отделов

Главной целью внедрения шаблонов задач в этом проекте было ускорение процесса утверждения больших сделок и операций по начислению премий и выдаче зарплат. Поскольку информация по тому, как устроены внутренние механизмы, — конфиденциальная, мы можем описать данную работу лишь в общем.


Мы пообщались с руководителем каждого отдела, чтобы настроить формирование максимально удобной отчетности для них. Выяснив нужные параметры, мы добавили несколько дополнительных полей в карточки сделок, и в конце отчетного периода, Битрикс24 собирал данные из полей в карточках чтобы на их основе сгенерировать отчет.


Чтобы упростить процесс утверждения больших сделок, мы создали шаблоны задач. Данная настройка существенно ускоряет обмен данными между ЛПР в компании. Например, после того как Битрикс24 генерировал отчет по выработке сотрудников, начальник отдела активировал задачу для бухгалтера на выдачу премий согласно данным отчета.


Быстрый процесс по отпускам и больничным

Был разработан бизнес-процесс, который позволяет в 3 клика запросить и утвердить больничные и отпуски. Также, автоматически генерировать документы с приказами о больничном или отпуске.


После этого, все отпуски и больничные запрашиваются через удобный полуавтоматический процесс. Сотрудникам не надо бегать по кабинетам с запросами и ждать подписи документа от разных руководителей. В том числе, если сотрудник уходит в отпуск, все его коллеги получают уведомления о том, что сотрудник будет недоступен.


Выводы:

В результате сотрудничества клиент получил:


  1. Прозрачный процесс закупок.
  2. Уменьшение количества остатков за счет модуля по обмену данными между производством, отделом продаж и закупок.
  3. Ускорение работы отдела продаж.
  4. Автоматизированный документооборот и бизнес-процесс по отпускам и больничным.