О клиенте:
К нам в агентство обратилось руководство компании по производству приборов автоматики и электрозащиты Novatek-electro. Компания на рынке с 1998 года и ведет деятельность в более чем 20 странах мира.
Часто так получается, что устоявшаяся на рынке компания не поспевает за развитием современного бизнеса. Такая история приключилась и с героем данного кейса.
Процессы в компании изначально проходили почти без участия IT технологий:
Компания словно застряла в 20 веке, всю команду 4Limes ждала большая работа по автоматизации, которую мы провели за 3 месяца.
Задачи проекта:
Автоматизировать рабочие процессы — диджитализировать компанию:
Что было сделано для проекта:
Процесс автоматизации проводился на базе облачной версии CRM-системы Битрикс24. Данная версия Битрикс24 — оптимальный вариант для базовой настройки бизнеса. Он не требует подключения или покупки сервера, но при этом не подразумевает разработку кастомных настроек.
Автоматизация процесса закупок
Когда мы начали работу с компанией Novatek-electro, на складе клиента лежало множество остатков товара. При том что клиент вел учет в программе 1С, к каждой позиции товара предлагалось несколько дополнительных деталей, учитывать которые было достаточно трудозатратно.
Поэтому, чтобы упростить формирование план-графика закупок, мы интегрировали 1C клиента с Битрикс24 и написали специальный модуль. С помощью модуля в Битрикс24 мы связали план производства с данными плана закупок и планом реализации остатков. Все это работало в связке, и благодаря быстрому обмену данными, Битрикс24 автоматически генерировал задачу на отдел закупок.
Таким образом, процесс закупок стал полностью прозрачным (все задачи по закупке идут с 1С и сохраняются в виде сделки в CRM-системе). Также мы настроили формирование регулярной отчетности для руководителя, чтобы в любой момент можно было проверить все сделки по закупкам за период времени.
Автоматизация отдела продаж
Чтобы упростить и ускорить работу отдела продаж, мы выполнили настройку статусов лидов и сделок в CRM клиента. Таким образом, система распределяет все обращения из каналов коммуникации по соответствующим направлениям работы. На статусы сделок были добавлены роботы, которые автоматически генерируют счета, задачи и уведомления покупателям. Настроены карточки клиентов с обязательными полями для качественного наполнения и сегментации клиентской базы.
Автоматизация документооборота
Мы внесли все шаблоны документов и заявок в Битрикс24 и создали несколько бизнес-процессов внутри CRM. Благодаря этому, когда менеджер перемещает сделку из одного этапа бизнес-процесса на другой, Битрикс24 автоматически формирует нужный документ. Данные по сделке и клиенту подтягивает из карточки сделки, а информация о компании заполняется автоматически, согласно данным, внесенным при настройке CRM.
Внедрение шаблонов задач и отчетность для руководителей отделов
Главной целью внедрения шаблонов задач в этом проекте было ускорение процесса утверждения больших сделок и операций по начислению премий и выдаче зарплат. Поскольку информация по тому, как устроены внутренние механизмы, — конфиденциальная, мы можем описать данную работу лишь в общем.
Мы пообщались с руководителем каждого отдела, чтобы настроить формирование максимально удобной отчетности для них. Выяснив нужные параметры, мы добавили несколько дополнительных полей в карточки сделок, и в конце отчетного периода, Битрикс24 собирал данные из полей в карточках чтобы на их основе сгенерировать отчет.
Чтобы упростить процесс утверждения больших сделок, мы создали шаблоны задач. Данная настройка существенно ускоряет обмен данными между ЛПР в компании. Например, после того как Битрикс24 генерировал отчет по выработке сотрудников, начальник отдела активировал задачу для бухгалтера на выдачу премий согласно данным отчета.
Быстрый процесс по отпускам и больничным
Был разработан бизнес-процесс, который позволяет в 3 клика запросить и утвердить больничные и отпуски. Также, автоматически генерировать документы с приказами о больничном или отпуске.
После этого, все отпуски и больничные запрашиваются через удобный полуавтоматический процесс. Сотрудникам не надо бегать по кабинетам с запросами и ждать подписи документа от разных руководителей. В том числе, если сотрудник уходит в отпуск, все его коллеги получают уведомления о том, что сотрудник будет недоступен.
Выводы:
В результате сотрудничества клиент получил: