Автоматизация процесса работы международной туристической компании с базой турагентов

О клиенте

Компания Зима-Лето — это международный туроператор, с собственным автобусными линиями и базой уникальных туристических маршрутов. В 2020 году компания решила выйти на рынок внутренних туров по Украине. Поэтому у Зима-Лето возникла задача организовать и автоматизировать процесс работы с украинскими турагентами.

Топ базовых понятий, важных для CRM в турагентстве:

1. Приобретение и удержание клиентов
2. Эффективность работы менеджеров по продажам
3. Учет и достоверная собственная аналитика
4. Автогенерация документов и документооборота
5. Интеграция CRM и Вашего сайта

Александр Чугуевец
Технический директор компании «‎Зима-Лето»
«Когда мы приняли решение ‎работать с внутренними маршрутами по Украине, после создания базы партнеров встал вопрос о том, как наладить эффективный процесс обработки заявок и оформления документов одновременно с десятками турагентов.

Мы хотели, чтобы наши турагенты смогли провести сделку и получить все необходимые документы
от нас мгновенно, пока турист еще находился у них в кабинете. Также для нас очень важно иметь возможность
контроля работы всех турагентов, видеть данные о количестве успешных сделок и проводить отчисления
относительно договора с конкретным турагентом.
С этими задачами мы обратились в компанию «4Limes».

Цели проекта

1. Настройка процесса совместной работы компании с турагентами.
2. Автоматизация процесса формирования и передачи документов.
3. Контроль совершенных сделок по каждому турагенту.

Что было сделано для проекта:

Чтобы предоставить турагентам быстрый доступ к информации по турам и дать возможность оформить сделку онлайн с любого устройства, мы создали систему личных кабинетов для турагентов на сайте компании Зима-Лето.

Каждый турагент получал доступ к своему кабинету на сайте.

Когда турагент регистрируется в кабинете, ему присваивается свой уникальный ID адрес.

ID всех турагентов мы внесли в Битрикс24.

Таким образом, система определяет, от кого из турагентов приходят заявки, и привязывает контакт турагента к каждой сделке в Битрикс24. Также, из кабинета на сайте в карточку сделки попадает номер брони, все данные по туристу и особенности заказа по туру.

Перед вами — пример личного кабинета для турагента

Получился функциональный и простой личный кабинет.

Рассмотрим как это работает на примере бизнес-процесса менеджера Зима-Лето. Турагент заполняет форму в своем кабинете. Заявка в виде карточки со всеми данными попадает в CRM. Менеджеру Зима-Лето приходит уведомление в Битрикс24 о том, что нужно подтвердить заявку.

Менеджер открывает карточку с данными по заказу, уточняет необходимые детали и перезванивает турагенту прямо из карточки заказа

Если до начала работы в СRM менеджер буквально горел, записывая данные по заявке куда то в блокнот, под диктовку туроператоров, выяснял необходимые детали и потом перезванивал каждому, чтобы подтвердить заявку, то сейчас весь этот хаос превратился для него в два шага:

1. Открыть карточку с заявкой когда пришло уведомление
2. Дать обратную связь нажав на кнопку внутри

Преимущество системы личных кабинетов в том, что турагент может получить нужную ему информацию без включения во внутреннюю базу Зима-Лето, таким образом не имея доступа к другим конфиденциальным данным. С CRM системой каждый шаг менеджера фиксируется автоматически, поэтому сотрудники мотивированы работать на результат.

Автоматизация документооборота
Поскольку оформление каждой сделки сопровождается работой с документами, мы создали шаблоны договоров внутри Битрикс24.

Менеджерам не нужно вносить данные вручную — вся информация автоматически «подтягивается» из карточки сделки прямо в документ. Дальше менеджер может отправить готовый договор турагенту в формате ссылки, pdf или doc.

Кто из турагентов «слабое звено»?

Чтобы отслеживать оперативность работы турагента, мы настроили функцию счетчика успешных сделок внутри Битрикс24.

С помощью этой функции менеджер Зима-Лето видит количество полученных заказов от каждого турагента. Число успешных сделок отображается в карточке турагента или в формате сводной аналитики за период времени. Исходя из этих данных, руководитель принимает решение о начислении комиссии.

Чтобы оценить эффективность и увидеть критические точки, Вам не нужны годовые отчеты или консультанты. Создавайте отчеты по своим метрикам эффективности бизнеса.

Что получил клиент:

1. Автоматизированный механизм работы с партнерами через систему личных кабинетов.
2. Автоматизацию формирования и передачи документов.
3. Контроль работы турагентов с помощью счетчика успешных сделок.

Выводы

Когда мы общались с руководителем отдела продаж компания Зима-Лето, спустя месяц после интеграции, услышали о том, что из-за внедрением CRM системы, внутри процессов компании всплыло множество проблем, которые раньше часто скрывались за отговорками сотрудников.

После того как все заявки от турагентов начали собираться в Битрикс24, руководитель увидел, что на большинство входящих заявок менеджеры просто не реагировали или забывали перезвонить турагенту.

Теперь, когда руководитель видит сколько заявок у менеджера на каждом из этапов, он принял решения реконструировать отдел продаж и создать систему мотивации для менеджеров внутри своей СRM.

Битрикс24 – ваш пульт для управления турагентством