Кейсы автоматизация
HoReCa

Автоматизація фінансового обліку в готелі


Про клієнта

Наш клієнт веде всю роботу з клієнтами в Бітрікс24: система фіксує звернення з усіх каналів продажу, зберігає контакт та інформацію про клієнта в єдину базу та записує історію комунікації.

Менеджер може створити нове бронювання прямо в Бітрікс24 і воно відобразиться і в PMS. Та навпаки, усі заявки з PMS перетворюються в угоди в Бітрікс24.

Вся робота з угодами ведеться на порталі, документи та рахунки автоматично генерують та відправляються з Бітіркс24.


Задачі автоматизації

  • Інтеграція Бітрікс24 з Приват24 та Liqpay для генерації посилання на оплату, а також трекінгу стану оплати в Бітрікс24.
  • Інтеграція Бітрікс24 з Фінолог для передачі даних про стан оплати, суми приходу та залишок платежу.
  • Інтегрвація Poster з Фінологом для передачі суми виручки готівкою з каси ресторану до сервісу обліку.

Що було зроблено для проєкту?

Ми налаштували можливість виставлення та прийому оплати в Бітрікс24, що дозволило пришвидшити роботу менеджера в 10 разів. Коли клієнт підтвердив бронювання менеджер натиском на одну кнопку генерує посилання на оплату. Посилання автоматично вкладається в красивий лист в якому вказані деталі по броню та реквізити.

Система автоматично розраховує суму передоплати та остаток платежу. Всі ці дані заносяться в Фінолог. Також в програму обліку підтягується контакт клієнта, номер його рахунку, планується дата наступного платежу, відносно дати заїзду.

Якщо оплата успішна, менеджер в СRM отримає сповіщення, а угода переміщається на відповідну стадію. Інформація про надходження передплати відобразиться і в Фінолог.


Інтеграція з Poster

Оскільки в ресторані готелю є як безготівковий та і готівковий розрахунок виникла необхідність відстежувати платежі готівкою. Щоб співробітниками не доводилося заносити ці дані вручну ми інтегрували програму Poster із сервісом Фінолог. В кінці зміни Poster передає суму виручки готівкової в Фінолог по кожному ресторану.


Що отримав клієнт

1. Завдяки даному рішенню ми економимо час менеджера:
  • згенерувати посилання на оплату = 1 клік
  • відправити рахунок = 1 клік
  • прослідкувати за станом оплати = система автоматично сповіщає та переміщає угоду за статусом

2. Економія часу бухгалтера.
Він не витрачає часу на дзвінки менеджеру та перевірку стану оплати. Уся інформація про платежі відображається в сервісі Фінолог.

3. Керівництво може планувати свої доходи.
Бітрікс передає в Фінолог інформацію про залишок платежу та плановану дату приходу.