Автоматизация работы HR-отдела с помощью Битрикс24

О клиенте и целях проекта

К нам обратился наш постоянный клиент — онлайн-школа программирования Robocode.

Когда компания начала активно расширяться и нанимать новых сотрудников, HR-отдел оказался перегружен. Это произошло по нескольким причинам:

• процесс отбора не был систематизирован;
• на каждом HR-специалисте лежало много рутинных задач, которые отнимали время;
• не было общей площадки для хранения информации о кандидатах.

Поэтому компания решила автоматизировать найм кандидатов, а также внутренние HR-процессы с помощью Битрикс24.

Реализация

Найм кандидатов и внутренние процессы мы отобразили в виде воронок. Все воронки разбили на этапы, а далее — автоматизировали рутинные процессы на каждом из них.

Автоматизация рассылок
Большую часть времени HR-специалистов занимала рассылка множества писем и смс. Причем, большинство из них имели шаблонное содержание. Например, письма с анкетами или приглашения на собеседование.

И мы переложили задачи по рассылке на роботов Битрикс24. В качестве условия мы указали получение заявки-резюме от кандидата. Как только это случалось, робот отправлял в ответ анкету в зависимости от интересующей человека вакансии.

Чтобы соискатель точно не пропустил анкету, мы настроили отправку СМС. Первое — с уведомлением об отправке письма. Второе — через 24 часа напоминало о необходимости заполнить анкету.

Также мы настроили СМС и email-рассылки, чтобы приглашать кандидатов на собеседования. Письма и сообщения автоматически отправляются, как только менеджер проверил анкету и отметил кандидата подходящим на должность.

Автоматизация перехода между этапами и постановки задач

В воронке найма мы вместе с клиентом выделили 6 основных этапов:

• получение заявки от кандидата;
• отправка анкеты;
• проверка анкеты;
• отправка тестового задания;
• его проверка
• приглашение на собеседование.

Чтобы кандидаты не "терялись" на этом пути, мы автоматизировали переход между ними. Покажем это на примере проверки анкеты.

После того, как кандидат заполнил анкету, HR-специалист должен её просмотреть. Чтобы менеджерам не приходилось постоянно проверять, пришли ли новые анкеты, мы настроили автоматический переход между этими этапами. Как только кандидат отвечает на письмо, робот сразу же переводит его на следующую стадию. В Битрикс автоматически создается задача на проверку анкеты. А ответственному приходит уведомление.

По такому же принципу мы настроили постановку задач для проверки тестовых заданий. Сами задания рассылаются вручную. Но чтобы улучшить контроль за процессом, мы установили триггер, который отслеживает ответы от кандидатов и ставит задачу по проверке задания.

Автоматизация внутренних процессов

Их мы также отобразили в виде воронок, состоящих из нескольких этапов. Воронка адаптации учитывает все этапы обучения и ввода в должность. Новый сотрудник также двигается по ней автоматически. После выполнения определенных задач роботы переводят его на следующую стадию.

Воронка увольнения отображает основные этапы этого процесса. И главное — систематизирует и сохраняет данные о сотрудниках.

Вот так, с помощью простой автоматизации и встроенных роботов CRM-системы удалось значительно разгрузить HR-отдел.

Для реализации задачи мы использовали штатный функционал воронок продаж в Битрикс24.

Основные запросы клиента — не терять информацию и улучшить коммуникацию с соискателями — успешно реализовали роботизированной рассылкой и триггерами, улавливающими входящие письма.

В результате:

• сократилось время ответа на новые анкеты соискателей;
• информация о кандидатах и сотрудниках была систематизирована, а её хранение стало более удобным;
• рекрутерам больше не приходится проверять всю почту в поисках письма от конкретного кандидата, историю переписки можно посмотреть в сделке;
• было сокращено время взаимодействия с каждым кандидатом, путем роботизации рассылки анкет;
• а благодаря рассылке СМС-уведомлений, удалось "разгрузить" менеджеров, которые раньше тратили много времени на обзвон каждого кандидата;
• также была автоматизирована поэтапная работа рекрутера с кандидатом, коммуникация соискателя с тренера компании и бухгалтерами на всех этапах, от первичного анкетирования до оформления на работу