Як автоматизувати документообіг у компанії?

Побудова бізнес-процесу

Бізнес процес – це певна послідовність дій (або шаблон дій, що повторюються). Продаж, ухвалення рішення, постановка завдання – це все можна віднести до бізнес-процесів.

Примітка
Ми розуміємо, що не один продаж не схожий на інший. І все ж кожен продаж чи процес проходять через однакові ключові точки (такі як операції з документами) у яких CRM має зібрати необхідні для бізнесу дані та розвантажити співробітника від однотипних дій.

Якщо в системі ваших дій є робота з документами, CRM полегшує рутинну роботу:

check

Формує шаблон документа з даними клієнта з його картки і збереже цей документ у цій же картці або надішле юристу або клієнту автоматично.

check

Заповнювати дані надані іншим відділом на запит і збереже інформацію про те, хто і коли їх запитав і надав.

Створити шаблони документів усередині CRM

Для створення шаблонів документів усередині CRM використовується модуль «Конструктор документів». Модуль підтримує створення документів на основі двох типів шаблонів: HTML та DOCX.

Усередині шаблонів налаштовуються змінні поля (номер договору, дата, контакти, ПІБ, найменування компанії, сума договору тощо) які заповнюється автоматично, потрібна інформація підтягується з картки угоди або пов’язаної картки компанії чи клієнта.

Під час роботи в CRM для заповнення документа за конкретним клієнтом, менеджеру просто потрібно перенести картку угоди на потрібний статус чи етап. Готовий документ формується та збережеться автоматично.

Таким чином, ваші співробітники більше не витрачатимуть час на однотипну роботу із заповненням та перевіркою даних.

Організація документообігу

  • Для надсилання документів клієнтам менеджер може скопіювати файл у форматі посилання, doc, або pdf.
  • Для організації електронного документообігу з контрагентами в ЦРМ необхідно лише підтвердити запит. Далі менеджер зможе накласти на них ЕДО підпис та друк.

Документообіг усередині компанії. Для того, щоб документообіг у компанії проходив без біганини по кабінетах, втрати інформації та тимчасових витрат співробітників у CRM створюється бізнес процес із системою умов.

Зацікавила послуга автоматизації бізнесу або потрібна консультація?

Заповнюйте форму зворотного зв'язку і чекайте дзвінка від нашого менеджера протягом кількох годин.