Как автоматизировать документооборот в компании?

Построение бизнес процесса

Бизнес процесс — это определенная последовательность действий(или шаблон повторяющихся действий). Продажа, принятие решения, постановка задачи — это все можно отнести к бизнес процессам.

Примечание
Мы понимаем что не одна продажа не похожа на другую. И все же каждая продажа или процесс проходят через одинаковые ключевые точки (такие как операции с документами) в которых CRM должна собрать необходимые для бизнеса данные и разгрузить сотрудника от однотипных действий.

Если в системе ваших действий есть работа с документами, то CRM облегчает рутинную работу:

check

Формирует шаблон документа с данными клиента из его карточки и сохранит этот документ в этой же карточке или вышлет юристу или клиенту автоматически.

check

Заполнять данные предоставленные другим отделом по запросу и сохранит информацию о том кто и когда их спросил и предоставил.

Создать шаблоны документов внутри CRM

Для того чтобы создать шаблоны документов внутри CRM используется модуль «Конструктор документов». Модуль поддерживает создание документов на основании двух типов шаблонов: HTML и DOCX.

Внутри шаблонов настраиваются переменные поля (номер договора, дата, контакты, ФИО, наименование компании, сумма договора и тд.) которые заполняется автоматически, нужная информацию подтягивается из карточки сделки или связанной карточки компании или клиента.

Во время работы в CRM для заполнения документа по конкретному клиенту, менеджеру просто нужно перенести карточку сделки на нужный статус или этап. Готовый документ формируется и сохранится автоматически.

Таким образом, ваши сотрудники больше не будут тратить время на однотипную работу с заполнением и проверкой данных.

Организация документооборота

  • Для отправки документов клиентам, менеджер может скопировать файл в формате ссылки, doc, или pdf.
  • Для организации электронного документооборота с  контрагентами в црм необходимо лишь подтвердить запрос. Дальше менеджер сможет наложить на них ЕДО подпись и печать.

Документооборот внутри компании. Для того чтобы документооборот в компании проходил без беготни по кабинетам, потери информации  и временных затрат сотрудников в CRM создается бизнес процесс с системой условий.

Заинтересовала услуга автоматизации бизнеса или нужна консультация?

Заполняйте форму обратной связи и ждите звонка от нашего менеджера в течение нескольких часов.