Наш клиент — компания, которая занимается продажей ветеринарного оборудования и инструмента.

Деятельность компании, в основном, ориентирована на сегмент B2B. Клиентами являются ветеринарные клиники, кабинеты и аптеки, а также животноводческие фермы

Клиент обратился к нам, чтобы организовать работу отдела продаж:

• быстрее передавать клиентов от менеджеров к работникам склада или бухгалтерам;
• отразить все этапы работы в виде воронок продаж;
• сделать более удобной работу с Новой почтой;
• автоматизировать некоторые бизнес-процессы.

Главной целью интеграции было ускорить обработку заявок и сделать процессы более структурированными. Ибо вместе с ростом компании и количества заявок, росло и число задач для менеджеров. А это, в свою очередь, приводило к задержкам в работе с клиентами.

Первый этап – организация структуры компании

Чтобы правильно настроить передачу клиентов между отделами, необходимо сначала организовать структуру компании и запросить соответствующих сотрудников.

Все необходимые сотрудники были заведены на портал и распределены по отделам. Затем мы распределили между ними права и доступы. Чтобы каждый сотрудник видел только ту часть, которая ему нужна в работе.


Второй этап – создание основной воронки продаж

На основе собранной у нашего клиента информации, была проработана структура воронки. Она отразила основные этапы работы с заказами.

Каждый этап предполагает набор определенных действий: передачу сделки между отделами, взаимодействие с поставщиками, бухгалтерский учет и т.д. Это также отражено в стадиях воронки.


Третий этап – реализация взаимодействия между отделами

Чтобы реализовать удобное взаимодействие между отделами, мы добавили к основной воронке промежуточные этапы. А также настроили для них роботов, которые автоматически ставят задание ответственным специалистам.


Передача договора бухгалтеру

На этапе получения предоплаты, наложенного платежа или полной оплаты нужно привлечь к сделке бухгалтера.

Для этого мы создали две промежуточные стадии "Контроль предоплаты" и "Контроль постоплаты". А в карту клиента добавили поле с выбором типа оплаты.

В зависимости от него сделка переходит на соответствующую стадию. Это было реализовано с помощью роботов. Если заказ предполагает наличие предоплаты, сделка идет на стадию контроля предоплаты. Бухгалтер в этот момент получает задание, в котором указаны актуальные данные про сделку и клиента.

Взаимодействие с отделом закупок

Перед нами стояла задача реализовать сценарий отсутствия товара на складе. Поскольку в таком случае следует передать информацию о товаре в отдел закупок.

Для этого мы создали еще один промежуточный этап – Заказано у поставщика.

Если в поле "наличие товара" появляется надпись "нет", робот автоматически переводит сделку на этот этап.

Также был настроен автоматический переход сделки на следующую стадию при поступлении товара на склад. Реализовано это было с помощью штатных триггеров и роботов Битрикс24.

Передача заказа на склад

На данном этапе информация о заказе должна попадать кладовщикам. При попадании соглашения на эту стадию, кладовщику ставится задача с указанием всей информации о сделке.

Особенность стадии в автоматизированной коммуникации с клиентом. Заказчику поступает сообщение с сообщением, что посылка уже на стадии сборки.

Сообщения отправляются автоматически в один из удобных для клиента каналов. Поле с выбором канала коммуникации заполняет менеджер.

Второе сообщение автоматически отправляется, когда сделка переходит на стадию Заказ отправлено

Особенности стадии в том, что заказчику необходимо отправить не только текст, но и ТТН для отслеживания посылки.

Чтобы это реализовать, ответственный менеджер склада на своем этапе работы записывает в специальное поле номер ТТН. Когда сделка переходит на стадию Отправки продукта, работы подтягивают в шаблон сообщения этот номер.


Третий этап – подключение каналов коммуникации

К третьему этапу работ мы отнесли подключение всех активных каналов коммуникации клиента:

Telegram. Создали чат-бот, при обращении в который создается канал открытой линии в Битрикс24.

Viber. Также был создан и подключен к Битрикс24 чат-бот viber, работающий по аналогии с чат-ботом Telegram.

Онлайн-чат на сайте. Был подключен функционал чата с оператором, доступный по иконке на сайте. Таким образом потенциальный покупатель, просматривая сайт нашего клиента, может сразу написать в чат. При обращении создается новая сделка и открывается открытая линия.

WhatsApp. Это решение следует выделить отдельным пунктом, поскольку функционал Битрикса позволяет подключать этот канал коммуникации без использования сторонних решений и дополнительных плат. Причем работает канал, как и другие мессенджеры. Клиент переходит в whatsapp-бот и начинает общение, а сотруднику чат доступен в CRM.


Четвертый этап работ – интеграция с Новой почтой

Благодаря этой интеграции у клиента появилась возможность формировать отправку прямо из карточки сделки. Здесь следует отметить, что важные данные автоматически подтягиваются в форму.

В форму, с карточки сделки, передаются следующие данные:

• ФИО получателя (указанный в сделке контакт);
• номер телефона (также из связанного контакта);
• адрес получателя и номер выбранного отделения.

В свою очередь, данные отправителя автоматически тянутся из пользовательского кабинета. Таким образом, менеджерам для формирования отправки достаточно просто перейти к созданию ТТН.

Кроме того, интеграция с Новой почтой позволяет отслеживать отправки в Битрикс24.

Благодаря этой интеграции у клиента появилась возможность формировать отправку прямо из карточки сделки. Здесь следует отметить, что важные данные автоматически подтягиваются в форму.

В форму, с карточки сделки, передаются следующие данные:

1. ФИО получателя (указанный в сделке контакт);
2. номер телефона (также из связанного контакта);
3. адрес получателя и номер выбранного отделения.

В свою очередь, данные отправителя автоматически тянутся из пользовательского кабинета.Таким образом, менеджерам для формирования отправки достаточно просто перейти к созданию ТТН.

Кроме того, интеграция с Новой почтой позволяет отслеживать отправки в Битрикс24.


Результаты внедрения Битрикс24

Благодаря интеграции Битрикс24 удалось добиться основной цели – ускорить обработку заявок и улучшить сервис. Но это не единственное преимущество перехода в CRM.

Также после внедрения системы:

— у компании появилось единое пространство для надежного хранения данных, информации обо всех клиентах и сделках;
— руководству стало легче контролировать обработку заявок и работу отдела продаж, потому что процессы теперь более прозрачны;
— благодаря подключению открытых линий уменьшается вероятность «потерять» или пропустить какое-нибудь важное сообщение;
— автоматизация освобождает менеджеров от рутинной работы.