Битрикс24 для автоматизации работы отдела продаж и отправки заказов
О компании
Наш клиент — компания, которая занимается продажей ветеринарного оборудования и инструмента.

Деятельность компании, в основном, ориентирована на сегмент B2B. Клиентами являются ветеринарные клиники, кабинеты и аптеки, а также животноводческие фермы
Цели проекта
Клиент обратился к нам, чтобы организовать работу отдела продаж:

  • быстрее передавать клиентов от менеджеров к работникам склада или бухгалтерам;
  • отразить все этапы работы в виде воронок продаж;
  • сделать более удобной работу с Новой почтой;
  • автоматизировать некоторые бизнес-процессы.

Главной целью интеграции было ускорить обработку заявок и сделать процессы более структурированными. Ибо вместе с ростом компании и количества заявок, росло и число задач для менеджеров. А это, в свою очередь, приводило к задержкам в работе с клиентами.
      Реализация
      Первый этап – организация структуры компании

      Чтобы правильно настроить передачу клиентов между отделами, необходимо сначала организовать структуру компании и запросить соответствующих сотрудников.
        Все необходимые сотрудники были заведены на портал и распределены по отделам. Затем мы распределили между ними права и доступы. Чтобы каждый сотрудник видел только ту часть, которая ему нужна в работе.


        Второй этап – создание основной воронки продаж

        На основе собранной у нашего клиента информации, была проработана структура воронки. Она отразила основные этапы работы с заказами.

        Каждый этап предполагает набор определенных действий: передачу сделки между отделами, взаимодействие с поставщиками, бухгалтерский учет и т.д. Это также отражено в стадиях воронки.


        Третий этап – реализация взаимодействия между отделами

        Чтобы реализовать удобное взаимодействие между отделами, мы добавили к основной воронке промежуточные этапы. А также настроили для них роботов, которые автоматически ставят задание ответственным специалистам.


        Передача договора бухгалтеру

        На этапе получения предоплаты, наложенного платежа или полной оплаты нужно привлечь к сделке бухгалтера.

        Для этого мы создали две промежуточные стадии "Контроль предоплаты" и "Контроль постоплаты". А в карту клиента добавили поле с выбором типа оплаты.
        В зависимости от него сделка переходит на соответствующую стадию. Это было реализовано с помощью роботов. Если заказ предполагает наличие предоплаты, сделка идет на стадию контроля предоплаты. Бухгалтер в этот момент получает задание, в котором указаны актуальные данные про сделку и клиента.

        Взаимодействие с отделом закупок

        Перед нами стояла задача реализовать сценарий отсутствия товара на складе. Поскольку в таком случае следует передать информацию о товаре в отдел закупок.

        Для этого мы создали еще один промежуточный этап – Заказано у поставщика.

        Если в поле "наличие товара" появляется надпись "нет", робот автоматически переводит сделку на этот этап.
        Также был настроен автоматический переход сделки на следующую стадию при поступлении товара на склад. Реализовано это было с помощью штатных триггеров и роботов Битрикс24.

        Передача заказа на склад

        На данном этапе информация о заказе должна попадать кладовщикам. При попадании соглашения на эту стадию, кладовщику ставится задача с указанием всей информации о сделке.

        Особенность стадии в автоматизированной коммуникации с клиентом. Заказчику поступает сообщение с сообщением, что посылка уже на стадии сборки.

        Сообщения отправляются автоматически в один из удобных для клиента каналов. Поле с выбором канала коммуникации заполняет менеджер.
        Второе сообщение автоматически отправляется, когда сделка переходит на стадию Заказ отправлено

        Особенности стадии в том, что заказчику необходимо отправить не только текст, но и ТТН для отслеживания посылки.

        Чтобы это реализовать, ответственный менеджер склада на своем этапе работы записывает в специальное поле номер ТТН. Когда сделка переходит на стадию Отправки продукта, работы подтягивают в шаблон сообщения этот номер.


        Третий этап – подключение каналов коммуникации

        К третьему этапу работ мы отнесли подключение всех активных каналов коммуникации клиента:

        Telegram. Создали чат-бот, при обращении в который создается канал открытой линии в Битрикс24.

        Viber. Также был создан и подключен к Битрикс24 чат-бот viber, работающий по аналогии с чат-ботом Telegram.

        Онлайн-чат на сайте. Был подключен функционал чата с оператором, доступный по иконке на сайте. Таким образом потенциальный покупатель, просматривая сайт нашего клиента, может сразу написать в чат. При обращении создается новая сделка и открывается открытая линия.

        WhatsApp. Это решение следует выделить отдельным пунктом, поскольку функционал Битрикса позволяет подключать этот канал коммуникации без использования сторонних решений и дополнительных плат. Причем работает канал, как и другие мессенджеры. Клиент переходит в whatsapp-бот и начинает общение, а сотруднику чат доступен в CRM.


        Четвертый этап работ – интеграция с Новой почтой

        Благодаря этой интеграции у клиента появилась возможность формировать отправку прямо из карточки сделки. Здесь следует отметить, что важные данные автоматически подтягиваются в форму.

        В форму, с карточки сделки, передаются следующие данные:

        • ФИО получателя (указанный в сделке контакт);
        • номер телефона (также из связанного контакта);
        • адрес получателя и номер выбранного отделения.

        В свою очередь, данные отправителя автоматически тянутся из пользовательского кабинета. Таким образом, менеджерам для формирования отправки достаточно просто перейти к созданию ТТН.

        Кроме того, интеграция с Новой почтой позволяет отслеживать отправки в Битрикс24.


        Результаты интеграции
        Благодаря этой интеграции у клиента появилась возможность формировать отправку прямо из карточки сделки. Здесь следует отметить, что важные данные автоматически подтягиваются в форму.

        В форму, с карточки сделки, передаются следующие данные:

        1. ФИО получателя (указанный в сделке контакт);
        2. номер телефона (также из связанного контакта);
        3. адрес получателя и номер выбранного отделения.

        В свою очередь, данные отправителя автоматически тянутся из пользовательского кабинета.Таким образом, менеджерам для формирования отправки достаточно просто перейти к созданию ТТН.

        Кроме того, интеграция с Новой почтой позволяет отслеживать отправки в Битрикс24.


        Результаты внедрения Битрикс24

        Благодаря интеграции Битрикс24 удалось добиться основной цели – ускорить обработку заявок и улучшить сервис. Но это не единственное преимущество перехода в CRM.

        Также после внедрения системы:

        — у компании появилось единое пространство для надежного хранения данных, информации обо всех клиентах и сделках;
        — руководству стало легче контролировать обработку заявок и работу отдела продаж, потому что процессы теперь более прозрачны;
        — благодаря подключению открытых линий уменьшается вероятность «потерять» или пропустить какое-нибудь важное сообщение;
        — автоматизация освобождает менеджеров от рутинной работы.