Клиент работает с учетной системой B52. При формировании заказа, который включает несколько подзаказов, например, на выездное мероприятие, фуршет и банкет и т.п., в системе была заложена «сломанная» логика через воронки и роботы Битрикс24.

Данное решение предполагало чрезмерную нагрузку на сотрудников. В дубликатах задач не было видно связи с общим заказом. Как результат, на сотрудников падала лавина задач в день. Те заказы, которые формировались преждевременно, перемешивались с текущими, и превращались в беспрерывный поток уведомлений. Вскоре сотрудники просто начали игнорировать приходящие задачи.

Чтобы исправить хаос в CRM, мы использовали инструмент «универсальные списки»‎.
«Универсальные списки» в Битрикс24 это, своего рода, Excel-табличка, которая также является дополнительным уровнем вложенности данных.

В универсальных списках была организована логика связей между основным, корпоративным заказом, («родителем») и заказами, передаваемыми в Б52 («ребенком»). При этом данные о клиенте (номенклатура заказа, даты, адреса и время доставки и т.п.) передаются от «родителя» к каждому «ребенку» автоматически. А уникальные данные (время, место и т.п.) прописывает менеджер в рамках бизнес-процесса.

Когда корпоративный заказ был полностью сформирован, внутри него создавались запросы сотрудникам. В день отгрузки заказа, менеджер нажимает на одну кнопку и активирует все заказы (передает их в работу). Таким образом в CRM сотрудников не было путаницы с тем, какой заказ нужно выполнять.

Первоначальную настройку системы Битрикс24 клиент проводил сам. Тогда вся работа с заказами была построена на воронках и роботах. Поскольку в BOX Catering работает и call center и отдел продаж, то распределение клиентов и работа по заказу была запутанной. Чем больше воронок, тем больше времени менеджер тратит на разбирательства, а не на саму продажу.

Поэтому, мы предложили перейти на классическую модель CRM с лидами, что уменьшило количество воронок и значительно упростило работу.

Для корпоративных клиентов BOX Catering предоставляет дегустационные сеты. Такую услугу предлагает и оформляет менеджер отдела продаж и утверждает ее с руководством. Поскольку у каждого клиента может быть несколько дегустаций, мы настроили бизнес-процесс, благодаря которому все они фиксируются в карточке клиента. Запрос на подтверждение дегустации автоматически отправляется руководителю и также сохраняется в карточке.